Все перечисленные аспекты функционирования организационных структур находят свое отражение в документах. Документооборот — материальное отраже­ние взаимодействия объектов, составляющих предприятие на различных уровнях деятельности — как в процессе собственного функционирования, так и во взаимо­действии с другими организационными структурами. Исследованию проблемы документооборота в современном обществе уделяется много внимания. Появляют­ся работы, обобщающие связанные с этим проблемы и решения [1].

Экономическая деятельность хозяйствующих субъектов в современном государстве сопровождается формированием некоторого множества докумен­тов. Эти документы обычно готовятся сторонами, участвующими в соглаше­нии, и каждая из них хранит свой экземпляр. Это такие документы, как различ­ного рода соглашения, договоры, акты приемки-сдачи работ, платежные доку­менты сторон и т. д. Сложившийся порядок по многим причинам неудобен, поскольку порождает довольно много проблем в процессе обращения докумен­тов, особенно в случае возникновения конфликтных ситуаций и при выполне­нии различных контрольных функций за деятельностью сторон. В нынешних условиях появляется возможность изменить эту систему с учетом возможно­стей имеющейся и перспективной информационной инфраструктуры.

Существует потребность в независимой регистрации хозяйственных до­кументов, мониторинге выполнения соглашений хозяйствующими субъектами, в целях решения возникающих между ними споров, автоматизации учета эко­номической деятельности. Эта потребность сейчас удовлетворяется различны­ми способами, традиционно — посредством бумажного документооборота.

Бумажный документооборот— это традиционное технологическое ре­шение вопроса. Организационно взаимодействия между хозяйствующими субъектами обеспечиваются с помощью специализированных институтов: го­сударственных и муниципальных структур, юридических, нотариальных и фи­нансовых институтов и др.

Сложившийся порядок организации документооборота как отражения взаимодействий исторически чрезмерно усложнен и может быть заменен в ус­ловиях новых реалий в сфере обработки информации новыми формами органи­зации процесса. При этом актуальны концептуальные построения, позволяю­щие осознать и проанализировать тенденции, существующие в этой области.

Каким образом могут решаться перечисленные выше задачи? Прежде всего это формирование автоматизированных систем для хранения документов в унифицированной, юридически достоверной форме— репозитариев доку­ментов. Репозитарии документов выступает не только как информационная структура неоэкономики, но более широко — как институт, обеспечивающий основные функции государства.

Требования к репозипшрию

В условиях усиления тенденций макрорегулирования хозяйственной жизни целесообразна деятельность государства, направленная на создание сис­темы автоматизированных репозитариев с использованием новых информаци­онных технологий для независимого хранения документов хозяйствующих субъектов. В репозитарии должно храниться как формализованное описание содержания документа, так и, при необходимости, его полный текст и графиче­ский образ. Концептуальные технические вопросы, связанные с внедрением подобных репозитариев, рассмотрены, например, в работе [2].

Для помещения документа в репозитарии любым экономическим субъ­ектом может быть задействована специальная процедура. Например, документ может считаться помещенным в репозитарии только в случае, если он разме­щен всеми заинтересованными сторонами и при этом его содержание идентич­но. Иначе говоря, например, договор считается размещенным в репозитарии, если он помещен в него всеми подписавшими его сторонами. В тексте договора при этом может присутствовать пункт о том, что договор начинает действовать только после надлежащего его размещения в репозитарии. Идентичность доку­ментов может проверяться в автоматизированном режиме. Однако это не един­ственный возможный способ контроля достоверности размещаемых в репози­тарии документов.

Любой хозяйственный документ может быть помещен в репозитарии и факт его наличия и содержание документа использоваться заинтересованны­ми хозяйствующими субъектами, а также государственными службами в рамках полномочий. Любой хозяйственный документ может быть помещен в репозитарии, при этом факт его наличия и содержание могут быть либо дос­тупны без ограничений, либо доступ к этим сведениям ограничен для ряда пользователей. Содержание документа может использоваться заинтересован­ными хозяйствующими субъектами, а также государственными службами в рамках полномочий.

Информационная среда неоэкономики в перспективе позволит хранить в репозитарии всю необходимую для осуществления мониторинга хозяйственной деятельности информацию, генерируемую субъектами.

Он должен хранить тексты и формализованные описания договоров и дополнительных соглашений к ним, актов приемки, счетов-фактур, накладных и прочих документов (фактически все, что касается содержания деятельности, условий ее выполнения, фактического выполнения обязательств сторонами).

... Такого рода информация может быть в достаточной степени стандар­тизована и удобна для автоматизированной обработки, в то же время стиму­лировать унификацию в процессе дальнейшего развития информационной среды и, соответственно, единую интерпретацию однотипной социально-экономической информации в течение всего жизненного цикла социально-экономической системы.

Своего рода «простота» аккумулирования, хранения и представления ин­формации накладывает дополнительные требования к ее защите, к созданию рег­ламентов доступности. Должны соблюдаться особые условия по использованию подобной информации, которые должны быть однозначно сформулированы в нор­мативных документах. Информация должна быть доступна сторонам, не являю­щимся участниками экономического соглашения, только в исключительных и за­конодательно  оговоренных   случаях.   К   ним   можно   отнести   имущественно-хозяйственные споры и другие подобные ситуации, когда в использовании данных системы заинтересованы участники экономического соглашения.

Другим типовым легитимным направлением использования будет яв­ляться экономико-статистический анализ хозяйственной деятельности. При этом информация обрабатывается обобщенно, без привязки к конкретному экономическому субъекту. Близкими аналогами являются системы опроса спе­циалистов (Например, регулярно публикуемые материалы консенсус-прогноза в журнале «Экс­перт».), публикуемые базы данных. Доступность подобной информации для анализа должна определяться нормативными документами с учетом здра­вого смысла — стимулировать механизмы внутренней оптимизации социально-экономической системы без ущемления интересов экономических субъектов и государства.

Предпосылки реализации системы

Имеются технические и технологические предпосылки для создания подоб­ной системы, поскольку необходимые для ее внедрения элементы информационной инфраструктуры становятся все более доступными и совершенными.

Первоначально наиболее целесообразна реализация по видам деятельно­сти по которым внедрение подобных средств способно обеспечить максималь­ный эффект. Другими словами, целесообразны определение приоритетов и выделение первоочередных видов деятельности, которые послужат пилотным проектом для рассматриваемой технологии. К ним в первую очередь могут относиться расходование бюджетных средств и другие расходы, непосредст­венно связанные с общественными нуждами. Государство может стимулиро­вать формирование репозитариев, вводя их обязательное использование в слу­чае, например, операций по поступлениям и расходам бюджета.

Трансформация процессов управления на макро- и микроуровне

В условиях изменения институциональной настройки бизнес-процессы частично переходят на метауровень. Это является предпосылкой для возмож­ного радикального изменения применяемых управленческих технологий. След­ствием этого явится уменьшение затрат труда, большая полнота и достовер­ность информационного наполнения управленческих систем автоматизации. Еще один важный результат — обеспечение достоверности данных на техноло­гическом уровне без участия человека. При подобном подходе информация в системах автоматизации государственного и муниципального уровней управ­ления, их финансовых служб будет возникать как бы сама собой.

Практически реализуется принцип отчуждения информации от ее источ­ника, что очень важно во многих социально-экономических приложениях. Ис­точник информации не сможет распоряжаться ею в корыстных и других асоци­альных целях (искажать, менять способ представления, уничтожать). Это важ­но, например, для контроля бюджетных расходов на различных уровнях управления. Уровень подробности информации в системе задается извне, документы находятся в легкодоступной, структурированной форме, удобной для анализа.

Информация может поступать в подобную систему в автоматизированном режиме. Например, если два участника соглашения своими авторизованными сред­ствами помещают в репозитарий один и тот же документ и в нем предусматрива­ются взаимные обязательства, то такой документ может считаться подписанным двумя сторонами (если текст идентичен, это принимается как взаимное согласие сторон; идентичность текста проверяется автоматически).

Можно представить два возможных направления эволюции институ­циональной структуры в условиях рассматриваемых тенденций развития до­кументооборота.

Система может появиться пугем эволюционного развития систем авто­матизации различных уровней, а может формироваться осознанно. Однако тот или иной вариант развития является наиболее вероятным уже в ближайшей перспективе. Следует ожидать, что при осознанном, планомерном внедрении подобной информационной среды она может быть сформирована более эффек­тивно, с меньшими затратами ресурсов и избежать возможных проблем.

Чиновников во многих случаях заменят программные сетевые агенты, поскольку во многих случаях вполне возможна автоматизация процесса прие­ма, проверки, заверения документов различных видов. Подобная система будет отражать сложившуюся ситуацию с развитием коммуникационных возможно­стей общества и состояния технологий обработки управленческой информации. Бе можно рассматривать как предельную тенденцию развития средств и систем автоматизации в социально-экономических приложениях.

Новая социально-экономическая среда предполагает большую дина­мичность включения человека в социально-экономическую систему. Вместо статической социально-экономической стратификации станет востребован­ной включенность конкретного человека в те процессы, где в данный момент это необходимо.

Возможна шкала, отражающая степень отчуждения информации эконо­мического субъекта (рис. 1). Начало шкалы— вся экономическая документа­ция — находится «на руках» у экономических субъектов (достоверность обес­печивается наличием копий у заинтересованных лиц). Конец шкалы— вся информация— размещается в независимых от субъектов информационных хранилищах.

В настоящее время часть информации субъектов предоставляется в ор­ганы управления различного уровня. Их, с некоторой степенью допущения, можно считать «ручным репозитарием» некоторых видов документов. Однако наиболее целесообразной в современных условиях представляется ситуация, когда наиболее критичная информация поступает в автоматизированный репо­зитарий. И, конечно, возможен момент, когда вся информация экономических субъектов хранится в репозитариях и при этом другие способы ее хранения постепенно отмирают.

Возможные варианты систем учета деятельности экономических субъек­тов в социально-экономической системе показаны на рис. 2.

 

Противоречия в реализации системы и направления их разрешения

Рассматриваемый подход существенно затрагивает интересы как госу­дарства, так и субъектов деятельности в государстве. Его внедрение будет со­провождаться возникновением различных проблем, которые должны найти свое разрешение. Проблемы можно подразделить на технические, юридиче­ские, экономические, социальные, психологические и другие.

В частности, для решения технических проблем требуются соответст­вующая коммуникационная и компьютерная инфраструктура и средства для гарантированного обеспечения достоверности информации.

Другие проблемы в значительной степени связаны с необходимостью существенного изменения в сложившемся порядке взаимодействий в государ­стве. Многие экономические и социальные институты в условиях применения рассматриваемого подхода становятся архаичными, излишними. В предлагае­мой информационной среде радикально меняются условия получения прибыли. Появляются дополнительные возможности по осуществлению дополнительной управляемости системы, выполнению ее «тонкой настройки».

Система устраняет предпосылки для совершения многих экономических правонарушений и позволяет упразднить многие механизмы их выявления. Так, например, становятся ненужными многие формы нотариального заверения документов, обеспечение обычно некоторых практикуемых мер их защиты, устраняется необходимость в оформлении отчетных документов и, соответст­венно, возможность их отличия от реальных. В значительной степени устраня­ется необходимость в отдельных видах деятельности чиновников-управленцев и обслуживающих систему управления структур. Возможен более детальный учет деятельности физических лиц, представляющих экономические субъекты.

При внедрении подобной системы необходим учет «человеческого фак­тора». Наиболее целесообразный способ решения подобных проблем — целе­направленное проектирование такой системы и плановая адаптация людей к новым условиям, например, перепрофилирование их деятельности.

Эффектом создания системы репозитариев явится снижение транзак-ционных издержек— минимизация потерь времени, материальных затрат, упрощение и устранение за ненадобностью многих учетных, нотариальных и правовых процедур.

Одним из основных результатов от внедрения системы может явиться воз­можность осуществления с ее помощью анализа и управления экономической дея­тельностью в государстве (в целом или по видам деятельности) без ущерба эконо­мическим интересам и самостоятельности экономических структур.

В целом появляется возможность замены традиционных социально-экономических механизмов новой средой с устранением многих архаичных учетных и управленческих механизмов, применявшихся в докомпьютерную эпоху. Новые средства способны обеспечить недостижимую ранее простоту и эффективность в реализации технологий социально-экономического назначе­ния в обществе. В процессе внедрения подобной технологии должны быть ре­шены вопросы, связанные с разграничением доступа к информации, учетом интересов реализующих технологию сторон, учетом «человеческого фактора».

Рассмотренный в статье альтернативный механизм реализации системы учета деятельности хозяйствующих субъектов способен заменить системы взаимодействия организационных структур на основе традиционного докумен­тооборота, базирующиеся на принципе перепроектирования институтов учета, которые применяются в настоящее время.

Литература

1.            Делопроизводство в системе государственного управления / Анисимов
В.М., Арбузова B.C., Иванова А.Ю. и др. М., 2001.

2.            Рейнгольд Л. За пределами CASE-технологий, или О семантической стан­
дартизации метаданных // Компьютерра. 2000. №13; №14; №15.

3.     Нижегородцев P.M. Теоретические основы информационной экономики.
Владикавказ, 1998.